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Cómo calcular el presupuesto para exponer en una feria

Calcular el presupuesto para exponer en una feria no es sencillo ni una fórmula exacta, pero sí que podemos establecer unas bases que nos ayude

Exponer en una feria no resulta ni debe resultar barato, ¿por qué?, porque por propia definición nos estamos exponiendo a nuestro público, y como tal, debemos lucir nuestras mejores galas y no reparar en recursos mediante los cuales no sólo alcancemos ventas, sino que convenzamos y resultemos la opción recurrente de nuestros clientes cada vez que necesiten de nuestros servicios.

Por ello, antes de presupuestar nuestra participación en una feria o congreso, debemos tener claro que no sólo se trata de estar, sino de convencer y fidelizar, y para ello debemos estar dispuestos a invertir lo que sea necesario sin que ello suponga un gran desbarajuste y teniendo muy claro cómo vamos a amortizar los resultados posteriormente.

El coste de la participación en la feria como base

Una buena técnica para calcular y destinar el presupuesto para nuestra participación en una muestra es hacerlo en base a los costes de la participación, ya que según nos cueste más o menos ésta, marcará el listón de gastos.

Es decir, si reservamos espacio en una feria local de mínimo alcance (aunque focalizado, por lo que no debemos tener en cuenta esta opción como algo negativo), tampoco necesitaremos destinar grandes partidas a desplazamientos, promoción etc. puesto que estos gastos se quedarán en un ámbito local.

En cambio, si nos aseguramos nuestra participación en el MWC 2018, igualmente debemos asegurar llegar a la feria de ferias con un stand de diseño a la altura del evento, capaz de competir con los aproximadamente 2.000 expositores que nos acompañarán, así como no reparar en gastos a la hora de promocionarla y de ofrecer al visitante todo lo que necesita.

En base a todo ello, una buena forma de calcular el presupuesto total óptimo es multiplicar por cinco los costes de la participación, destinando por tanto un 20% del total sólo al espacio y el 80% en el resto de gastos que a continuación detallaremos.

El stand: el rey del presupuesto

Pensad que tenéis el mejor de los recintos a vuestra disposición: ¿no creéis que resulta lógico tener el mejor de los escenarios? Es por ello por lo que más incluso que los costes de alquilar el espacio, debemos destinarlo a la realización del stand.

De media, lo óptimo a destinar para un buen stand es el 30% del presupuesto, en el que reflejamos los elementos que en él se incluye, el diseño y montaje y en definitiva todo lo que permita que nuestra presencia luzca en el evento.

A qué destinar el resto de presupuesto para exponer en una feria

Aproximadamente, entre el stand y el alquiler del espacio debemos destinar un 50% del presupuesto total asignado a la participación en la feria, lo cual nos deja un 50% restante para otros gastos, ¿a qué destinarlo?

  • Servicios feriales: WIFI, toma de luz y agua, limpieza etc. (5%)
  • Promoción: campañas de marketing online y offline. (12%) 
  • Personal y viajes: asistencia de nuestro equipo, contratación de azafatas etc. (18%)   
  • Transporte: trasladar el material, seguros etc. (10%)    
  • Otros: obsequios, cenas, entradas a eventos etc. (5%)  

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Variaciones del presupuesto

Como todo lo relativo a temas económicos, no hablamos de valores absolutos. Depende de la feria, de la tipología y de dónde se celebre que tengamos que destinar una mayor o menor partida a cada uno de los gastos que la forman.

Por ejemplo, si la feria se celebra en la misma ciudad donde tenemos situada nuestra sede, el gasto en personal, viajes y transporte será menor y por tanto podremos repartir estos gastos entre otros como los relativos a promoción o al stand.

Para lo que sí nos debe servir este gráfico y sus porcentajes es para evaluar la viabilidad económica de nuestra participación. Es decir, si tenemos un presupuesto fijado de antemano y sólo participar en la feria ya requiere un 50% de esta partida,  sería interesante que busquemos otra feria antes que, por ejemplo, reducir el gasto en el diseño y montaje del stand.

Cómo amortizar el presupuesto

Antes de valorar si sale rentable o no la participación en una feria acorde a lo presupuestado, tenemos que tener muy claro cómo vamos a obtener el retorno de la inversión de la feria.

Una feria como el Mobile World Congress se amortiza por sí sola sólo en lo que a promoción supone antes, durante y después de la celebración de una exposición que es reclamo absoluto en el mundo de las telecomunicaciones a nivel mundial, sin embargo otras ferias pueden arrojar números negativos en un principio pero a base de ir llegando contactos mes a mes, acabar siendo todo un éxito y reportarnos más beneficios de los que pensábamos tras hacer números.

En definitiva, la participación en una feria, ya sea en forma de reputación, de repercusión económica o de promoción, siempre reporta beneficios. La clave está en cómo aprovechamos nuestra presencia, ¿podemos ayudarte?

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