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La agenda perfecta para tu presentación en ferias (I): los primeros meses de planificación

Una correcta presentación en ferias requiere seguir unos procesos y tiempos marcados

Hace apenas una semana que inauguramos nuevo año: la temporada perfecta para planificar la estrategia perfecta de marketing ferial que nos haga triunfar en el próximo ejercicio, y para ello, queremos mostraros a modo de agenda, los tiempos adecuados y los pasos a seguir para llevar a cabo toda la estrategia una vez tengamos elegida la feria adecuada, se celebre este mismo año o dispongamos algo más de margen para ello.

Ejemplifiquemos este proceso en la elección del Mobile World Congress 2018 como la feria internacional que nos hará triunfar el próximo año, una excelente decisión que viene avalada por una exposición que ronda los 100.000 visitantes profesionales de las telecomunicaciones y nuevas tecnologías.

La elección de esta feria a modo de ejemplo no es casual: al celebrarse a comienzos del próximo año, disponemos del tiempo perfecto para su planificación (de 6 a 14 meses antes de su celebración), además de permitirnos poder asistir a la edición anterior, en este caso la que se celebrará a finales del mes de febrero de este mismo año.

Aunque ejemplifiquemos toda la agenda en torno al Mobile World Congress, estos plazos y el procedimiento propuesto mes a mes, se aplica para cualquier presentación en ferias y congresos.

Primer mes: preparación de la asistencia como visitante

La edición del MWC 2017 se celebrará en Barcelona del 27 de febrero al 2 de marzo: lo que significa que disponemos de todo el mes de enero para preparar nuestra asistencia a la feria: esta vez como visitante.

No por situarnos frente a los stands en vez de dentro de nuestro stand de diseño, vamos a poder “relajarnos” en mayor medida: esta visita que podemos disfrutarla igualmente no dejar de formar parte de nuestro trabajo y de la proyección empresarial, por lo que tenemos que prepararla a conciencia y acudir con el equipo necesario y con quienes nos apoyemos a la hora de asistir como expositores.

Segundo mes: asiste a la feria

Debemos asistir al Mobile World Congress 2017 con una idea en mente: el año que viene seremos el centro de atención una vez nos introduzcamos en la sala expositiva. Por ello, nada más entrar en Fira Barcelona, lo primero que debemos hacer es fijar nuestra mirada en aquellos stands que más destacan y descubrir las claves del por qué.

Una empresa especialista en diseño y construcción de stands tiene muy claras estas claves, más si no es la primera ocasión en la que presentan algún stand de diseño para el MWC, por lo que en lo que debemos prestar más atención es en aquellos factores en los que nosotros somos plenamente partícipes, como la elección del lugar donde colocar el stand (en los pasillos, lugares de alto tránsito como zona cercanas a baños o cafeterías, etc.) los metros cuadrados a contratar, la distribución (a modo de isla, con vecinos, etc.).

Por otra parte, muchos de los expositores repiten experiencia en el MWC: descubre por ti mismo desde la perspectiva de posible cliente qué hacen para alcanzar sus metas: ¿ofrecen una atención al público perfecta?, ¿realizan shows o demostraciones en directo?, ¿disponen de catering?, ¿material para regalar?, ¿por qué visitarías ese stand concreto y qué lo diferencia de la competencia? Toma muy buena nota de todo lo que vivas y veas en esta edición del Mobile World Congress 2017.

Del tercer al sexto mes: prepara presupuesto y contrata el stand

Ya sabes dónde quieres montar tu stand y las peculiaridades que lo rodean dentro del espacio expositivo del MWC 2018, ahora sólo tienes que seleccionar la empresa de construcción y diseño de stands que te hará triunfar en esta presentación tan competitiva.

Ten en cuenta que un stand lo es todo dentro de una feria, y en una de tan largo alcance como el Mobile World Congress no debes escatimar en medios a la hora de cautivar a una audiencia que alcanza los 100.000 visitantes.

El presupuesto debe ser un factor flexible y nunca restrictivo: si te limita cambia de estrategia o adécuala a tus necesidades

Por ello, si dispones de un presupuesto ajustado, antes de realizar una importante inversión que después no se vea correspondida en altura con un expositor atractivo y competente, selecciona una feria donde puedas destacar con el presupuesto destinado o recorta en otros factores como el personal y viajes o las herramientas de promoción y marketing.

Puedes calcular aproximadamente a cuánto ascenderá tu inversión en el MWC teniendo en cuenta que el alquiler del espacio supone en torno al 20% del presupuesto total recomendado para exponer en la feria: multiplica este coste por cinco y tendrás la inversión óptima para esta potente herramienta de marketing ferial.

 La presentación en ferias requiere un exhautivo control del presupuesto

Por último, teniendo este dato, destina en torno al 30% de la inversión disponible al stand de diseño. No caigas en trampas bajo la etiqueta de stands low cost: recuerda que tu expositor es tu oficina durante la presentación en ferias, por lo que asegúrate de que va a ser de calidad, distintiva, llamativa y alineada con los valores de tu empresa, adjetivos que no casan con el devaluado reclamo de la etiqueta low cost.

Recuerda que a la hora de contratar a la empresa que te hará triunfar, no solo estás contratando la construcción y el diseño de tu stand, sino también el servicio y la garantía que te permitirá destinar el resto de los seis meses a preparar tu estrategia frente a tu público pudiéndote despreocupar de cómo van las tareas respecto a la preparación del expositor, que lo tendrás visualizado, controlado y siempre presente gracias al diseño en 3d y el contacto continuo de especialistas en el sector, incluso desde el extranjero.

 

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